Az ügyvédi irodák 5 leggyakoribb ügyviteli problémája

Gondolta volna, hogy ma Magyarországon tízből nyolc ügyvédi irodában még mindig papír alapon iktatják az ügyeket és mindössze tízből két irodában használnak csak Microsoft Excel-t (vagy hasonló programot)?

Az ügyvéd.hu portállal közösen végzett felmérésünk rávilágított 5 tipikus ügyviteli problémára, amelyek nagy része a legtöbb ügyvédi irodában jelen van:


1. Iratok és dokumentumok hosszú, időigényes keresése

A kézi, papír vagy a Microsoft Excel alapú nyilvántartás legnagyobb hátránya, hogy lassú és nehézkesen áttekinthető. Egy adott ügy iratainak vagy dokumentumainak megtalálása hosszú perceket is igénybe vehet – pedig szoros időbeosztás, feszített ügymenet esetén minden perc többszörösen számít.

Ráadásul sokszor az is kérdéses, hogy a keresés egyáltalán hol kezdődjön a temérdek irat között? Tapasztalatok szerint a keresés a legidőrablóbb tevékenység az ügyvédi irodák mindennapi adminisztrációs feladatai közül.


2. Akadozó információáramlás a kollégák között

Egyszemélyes irodákban természetesen az információáramlás nem okoz gondot. De ha már egy irodában ketten vagy többen dolgoznak, egyből előjönnek a gyakori problémák: „Melyik számítógépre lett elmentve egy adott dokumentum? Miért nem érkezett hozzám meg időben egy fontos levél? Miért nem szóltak nekem erről? A két példány közül melyik a legfrissebb? Kinél és hol vannak a keresett iratok?”

Ezek a problémák az iroda minden munkatársának életét jelentősen megnehezítik, és sok értékes időt vesznek el a mindennapi ügyvitel során.


3. Elfelejtett, későn észrevett határidők

Temérdek teendőnk mellett könnyű megfeledkezni a fontos határidőkről, beadási dátumokról. Ha nem is feledkezünk meg róla, sokszor az is elég, ha csak későn értesülünk: az eredmény kapkodás és stressz az utolsó pillanatokban.

Lehet, hogy egy fontos dátumot nem a naptárunkba, hanem valahová máshová írtunk föl, és később nem akad kezünkbe az adott papír. Ráadásul ha egy irodában többen dolgoznak, még bonyolultabbá és átláthatatlanabbá válhat a határidők kezelése.


4. Az irodán kívüli munka problémája

Előfordulhat, hogy nekünk vagy egy munkatársunknak otthonról, vagy épp egy üzleti út során a világ másik végéről kell dolgoznunk. Ilyen esetekben különösen zavaró lehet az a halom irat, amit magunkkal kell vinnünk. Ráadásul ha valamit elfelejtünk vagy egy fontos információ nincs kéznél, vissza kell mennünk az irodába – vagy marad a hosszadalmas telefonálás és segítségkérés egy munkatársunktól.


5. Egyéb vegyes nyilvántartási problémák

Sok apróbb probléma van, ami tovább nehezíti az ügyvédi irodák mindennapjait. Előfordulhat, hogy egy ügyfél telefonál, és hírtelen nem tudjuk, ki az és milyen ügyben kereshet minket.

Óradíjas ügyeknél nem egyszerű egy egységes, az egész irodára kiterjedő munkaidő nyilvántartás vezetése, amiben pontosan látszik, hogy ki, mikor, melyik ügyben mennyit dolgozott.

A levelek rendezett iktatását sem könnyű megoldani, főleg ha többen dolgoznak irodánkban. Elkallódhat egy-egy levél, a címzett az irodán belül esetleg nem kapja meg időben, vagy nem értesül a hiánypótlás dátumáról.

Ha egy ügyön egyszerre többen dolgoznak, sokszor különböző munkatársakhoz érkeznek az adott üggyel kapcsolatos e-mailek. Ilyenkor probléma, ha nincs egy hely, ahol az összes e-mail egységesen hozzáférhető és e miatt valamelyik munkatárs kimarad az információáramlásból.

A készkiadásokról, valamint az ügyfelek által adott előlegekről és kifizetésekről nem minden irodában van egységes nyilvántartás – e miatt könnyen kerülhetünk kellemetlen helyzetbe: Vajon kifizette-e már az ügyfél az illetékbélyeget, oda adta-e már az ügy teljes értékét?


A megoldás

A fentebb említett problémák mindegyikére megoldást kínál egy egységes irodavezetési rendszer. A keresés percek helyett pillanatokat vesz csak igénybe, az információáramlás zavartalanná válik a munkatársak között. A rendszer automatikusan figyelmeztet a fontos határidőkre. A távoli eléréssel úgy dolgozhatunk az Interneten keresztül bárhonnan, mintha csak az irodában lennénk. Egy egységes irodavezetési rendszer nyilvántartja az ügyfelek adatait, a munkatársak által egy adott ügyön eltöltött időt, az iktatott leveleket, valamint a készkiadásokat és ügyfél kifizetéseket is.

Ha kíváncsi, hogy ezen felül hányféleképpen könnyítheti meg a Justitia az életét, tekintse meg a bemutató videót, vagy olvassa el a program által nyújtott részletes szolgáltatásokat!

Tekintsen meg egy rövid bemutatót a Justitiáról!

A Justitia árazása nagyon kedvező. A részleteket itt találja.

Ide kattintva pedig részletesen is megismerheti a program szolgáltatásait.

Vissza a főoldalra